企業の中で重要な役割を果たす「事務職」には、さまざまな種類があります。特に「一般事務」と「営業事務」は、多くの企業で見られる代表的な事務職です。しかし、この二つの職種には具体的にどのような違いがあるのでしょうか？それぞれの業務内容や求められるスキル、日々の仕事の流れなどについて詳しく理解することは、転職活動やキャリア選択の際に非常に重要です。本記事では、一般事務と営業事務の違いについて詳しく解説し、それぞれの魅力や課題についても触れていきます。これから事務職に挑戦しようと考えている方や、現在のキャリアに迷っている方にとって、参考になる情報を提供します。
一般事務の業務内容
基本的な業務
一般事務は、企業内の様々な部門で発生する日常業務をサポートする役割を担っています。具体的には、電話対応や来客対応、書類作成やデータ入力、郵便物の仕分け、ファイリングなどが主な業務です。これらの業務は、企業の運営がスムーズに進むようにするための基盤となる作業です。
電話・来客対応
一般事務は、企業の顔として電話や来客の対応を行います。適切な応対を通じて、企業のイメージ向上に寄与します。また、必要な情報を迅速に関係者に伝える役割も担います。
書類作成・データ入力
日常業務の中で発生する各種書類の作成やデータ入力も、一般事務の重要な業務の一つです。正確かつ迅速な作業が求められ、ミスが許されないプレッシャーがあります。
求められるスキル
一般事務には、基本的なパソコンスキルやコミュニケーション能力が求められます。特に、Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）を使った書類作成やデータ管理のスキルは必須です。また、多岐にわたる業務を効率よくこなすための時間管理能力や、細部に注意を払う能力も重要です。
営業事務の業務内容
基本的な業務
営業事務は、営業部門をサポートする専門的な事務職です。営業活動が円滑に進むように、受発注業務や顧客対応、売上データの管理、見積書や請求書の作成などを担当します。営業チームと密に連携し、営業活動のバックオフィスを支える重要な役割を担います。
受発注業務
営業事務の主要な業務の一つが受発注業務です。顧客からの注文を受け付け、在庫確認や発注処理、納品の手配を行います。正確なデータ管理と迅速な対応が求められます。
顧客対応
営業部門と連携して、顧客からの問い合わせやクレーム対応を行います。顧客満足度を高めるために、丁寧で迅速な対応が重要です。
求められるスキル
営業事務には、一般事務同様に基本的なパソコンスキルが求められますが、それに加えて営業支援に特化したスキルも必要です。例えば、CRM（顧客関係管理）システムの操作や、商品知識、営業戦略の理解などが求められます。また、顧客対応力や問題解決能力も重要です。
一般事務と営業事務の共通点と相違点
共通点
一般事務と営業事務には、いくつかの共通点があります。まず、どちらも企業のバックオフィス業務を支える役割を担っており、パソコンスキルやコミュニケーション能力が求められます。また、細かい作業を正確にこなすための注意力や、効率的に業務を進めるための時間管理能力も共通して重要です。
相違点
一方で、一般事務と営業事務には明確な相違点もあります。一般事務は、企業全体の様々な業務をサポートする役割を持ち、幅広い業務を担当します。対して、営業事務は営業部門に特化したサポート業務を行い、受発注業務や顧客対応など、営業活動に直結する業務が中心です。また、営業事務には営業知識や顧客対応力が求められるため、一般事務よりも専門的なスキルが必要とされることが多いです。
業務の優先順位とプレッシャー
一般事務は、日常業務のルーティンを効率よくこなすことが求められますが、営業事務は営業目標達成のためのサポート業務が中心であり、業務の優先順位が高く、プレッシャーが強いことがあります。特に、月末や四半期末には、売上報告や請求書作成などの重要な業務が集中し、忙しさが増すことが多いです。
まとめ・総括
一般事務と営業事務は、企業の運営に欠かせない重要な事務職です。それぞれに求められるスキルや業務内容には違いがありますが、共通して高いパソコンスキルやコミュニケーション能力が求められます。一般事務は、企業全体の様々な業務をサポートする役割を持ち、営業事務は営業部門に特化したサポート業務を行います。これから事務職を目指す方や、転職を考えている方は、自分の適性や興味に合わせて、どちらの職種が適しているかを考えてみると良いでしょう。この記事が皆さんのキャリア選択の参考になれば幸いです。
