秘書の仕事は多岐にわたり、上司や企業のサポートをするために高度なスキルや経験が求められます。履歴書・職務経歴書を作成する際には、これらのスキルや経験を具体的にアピールすることが重要です。この記事では、秘書の履歴書・職務経歴書の書き方と参考例について詳しく解説します。
目次
履歴書の書き方
基本情報
まずは基本情報を記載します。氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、基本的な連絡先情報を正確に記載します。
学歴
学歴は高等学校から記載します。学歴は古い順に記載し、大学や専門学校の詳細を含めます。
20XX年3月 ○○高等学校 卒業
20XX年3月 △△大学 文学部 卒業
職歴
職歴は最新のものから順に記載します。企業名、部署名、役職、勤務期間を明記します。
20XX年4月 株式会社○○ 総務部 秘書課 入社
20XX年4月 株式会社△△ 経営企画部 秘書課 入社
資格
秘書に関連する資格を記載します。例えば、秘書技能検定やTOEICのスコアなどが該当します。
秘書技能検定2級 取得
TOEIC 800点
志望動機
志望動機では、なぜその企業で働きたいのか、自分がどのように貢献できるのかを具体的に述べます。
貴社の企業理念である「顧客第一主義」に共感し、秘書として貴社の成長に貢献したいと考えております。私のこれまでの秘書経験とコミュニケーションスキルを活かし、上司やチームのサポートに全力を尽くします。
自己PR
自己PRでは、自分の強みやスキルをアピールします。具体的なエピソードを交えて、自分がどのような貢献ができるかを説明します。
私は5年間の秘書経験を通じて、優れたコミュニケーションスキルとマルチタスク能力を培いました。特にスケジュール管理や文書作成において高い評価を受けており、上司からの信頼も厚いです。また、外国人とのビジネスコミュニケーションにも自信があります。
職務経歴書の書き方
基本情報
氏名、連絡先など基本情報を記載します。
職務経歴の詳細
会社名、部署名、役職、勤務期間
まずは、企業名、部署名、役職、勤務期間を明記します。
株式会社○○ 総務部 秘書課
勤務期間：20XX年4月 ～ 20XX年3月
役職：秘書
業務内容
業務内容を具体的に記載します。箇条書きで整理すると分かりやすいです。
役員のスケジュール管理
- 会議や出張の手配・調整
- 資料作成および管理
- 電話・メール対応
- 来客対応
実績・成果
可能であれば、具体的な実績や成果を数字や具体例で示します。
月間30件以上のスケジュール調整を正確かつ迅速に実行
- 大規模な国際会議の運営をサポートし、参加者から高評価を獲得
- 資料作成業務において、上司からの信頼を獲得し、重要プロジェクトを任される
スキルや資格
秘書としてのスキルや資格を具体的に記載します。
秘書技能検定2級
- TOEIC 800点
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）資格
- ビジネスマナーおよび接遇スキル
参考例
参考例1
株式会社○○ 総務部 秘書課
勤務期間：20XX年4月 ～ 20XX年3月
役職：秘書
業務内容：
- 役員のスケジュール管理
- 会議や出張の手配・調整
- 資料作成および管理
- 電話・メール対応
- 来客対応
実績・成果：
- 月間30件以上のスケジュール調整を正確かつ迅速に実行
- 大規模な国際会議の運営をサポートし、参加者から高評価を獲得
- 資料作成業務において、上司からの信頼を獲得し、重要プロジェクトを任される
関連するスキル：
- 秘書技能検定2級
- TOEIC 800点
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）資格
- ビジネスマナーおよび接遇スキル
私の5年間の秘書経験と高度なマルチタスク能力を活かし、貴社の役員をサポートし、企業の成長に貢献できると確信しております。
参考例2
株式会社△△ 経営企画部 秘書課
勤務期間：20XX年4月 ～ 20XX年3月
役職：秘書
業務内容：
- 取締役のスケジュール調整
- 国内外出張の手配・調整
- プレゼンテーション資料の作成および修正
- 社内外の電話対応およびメール管理
- 会議の議事録作成
実績・成果：
- 取締役の年間100件以上の出張手配をミスなく実行
- 重要会議のプレゼンテーション資料を作成し、取締役から高評価を得る
- 外国人来客対応での英語スキルを活かし、円滑なコミュニケーションを実現
関連するスキル：
- 秘書技能検定1級
- TOEIC 850点
- Google WorkspaceおよびMicrosoft Officeの高度な操作スキル
- プロトコルマナーおよびホスピタリティスキル
私の秘書経験とスキルを活かし、貴社の取締役の業務効率化とサポートに貢献できると確信しております。
まとめ・総括
秘書の履歴書・職務経歴書を作成する際には、具体的な業務内容や成果を明確に記載し、自己PRや志望動機も具体的に述べることが重要です。参考例を活用し、自分の経験やスキルを効果的にアピールする書類を作成しましょう。この記事を参考に、魅力的な履歴書・職務経歴書を作成し、面接へと進むための第一歩を踏み出してください。
